Ich heiße Rūta Kazlauskienė, bin 42 Jahre alt und lebe in Vilnius. Seit fünfzehn Jahren mache ich Lohn- und Gehaltsabrechnung, davon die letzten neun fast ausschließlich für deutsche Firmen. Studiert habe ich Betriebswirtschaft mit Bachelorabschluss, den Rest habe ich dort gelernt, wo man diesen Beruf lernt: am Monatsende.
- Was ich übernehme
Die laufende Abrechnung von Anfang bis Ende. Bewegungsdaten erfassen, Stunden und Zuschläge aus der Zeiterfassung übernehmen, Fehlzeiten pflegen, Krankmeldungen und Entgeltfortzahlung im Blick behalten, Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Kurzarbeit falls es euch trifft. Dazu die monatlichen Meldungen an die Krankenkassen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung, Bescheinigungen für Arbeitsamt, Krankenkasse oder Elterngeldstelle. Ein- und Austritte anlegen, Sozialversicherungsdaten prüfen, Pfändungen bearbeiten, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen laufen lassen. Am Jahresende Lohnkonten abschließen, Meldungen zur Berufsgenossenschaft, Schwerbehindertenabgabe.
Dazu die Reisekosten, die bei den meisten Firmen zwischen den Stühlen hängen. Ich prüfe Abrechnungen gegen die Belege, rechne Verpflegungspauschalen richtig aus, achte auf die Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen, kläre die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und trenne sauber, was steuerfrei erstattet wird und was auf die Lohnabrechnung muss. Firmenwagen mit 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch, Jobticket, Sachbezüge, alles schon gehabt.
Meine größte Abrechnung hatte 180 Mitarbeitende mit Schichtzuschlägen an sieben Standorten, die kleinste elf Leute in einem Handwerksbetrieb. Ehrlich gesagt sind die kleinen nicht einfacher, nur anders. Bei elf Leuten kennt jeder jeden, und wenn ein Betrag nicht stimmt, weiß das bis Mittag der halbe Betrieb.
- Womit ich arbeite
DATEV Lohn und Gehalt, seit über zehn Jahren, dazu Lodas, Arbeitnehmer online, Belegtransfer, Unternehmen online. Excel auf einem Stand, mit dem ich Zeitdateien aus fremden Systemen umbaue, bis sie sich importieren lassen, Sverweis und Pivot sind Alltag, Power Query nutze ich wenn die Datei jeden Monat gleich kommt. Zeiterfassungen habe ich schon aus Clockodo, Personio und aus selbstgebauten Excel-Listen übernommen, bei letzteren mit vorheriger Prüfung, weil da erfahrungsgemäß die meisten Fehler drinstecken.
- Fristen und Vertraulichkeit, mein wunder Punkt
Lohn ist kein Vorgang, den man verschieben kann. Der Beitragsnachweis muss am fünftletzten Arbeitstag raus, die Lohnsteueranmeldung bis zum zehnten, und das Geld muss am vereinbarten Tag auf dem Konto der Leute sein, sonst zählt keine Erklärung. Ich arbeite deshalb mit einem festen Ablauf: bis zum 20. brauche ich eure Bewegungsdaten, bis zum 23. schicke ich die Vorprüfung mit allen Auffälligkeiten zurück, danach die Abrechnung zur Freigabe. Wenn ihr später liefert, geht es meistens trotzdem, aber dann sag mir bitte vorher Bescheid und nicht hinterher.
Vertraulichkeit ist bei Lohn nicht ein Punkt in der Vereinbarung, sondern der Beruf. Ich rede über Gehälter mit niemandem, auch nicht in Andeutungen, und ich arbeite nicht in einem Raum, in dem jemand mitliest. Unterlagen laufen über euer System oder über einen geschützten Zugang, nicht über Anhänge in offenen Mails. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreibe ich selbstverständlich, und wenn ihr eine eigene Regelung zum Umgang mit Personaldaten habt, halte ich mich daran.
- Was ich einmal falsch gemacht habe
In meinem dritten Jahr rief mich ein Lagerarbeiter an, abends, aufgebracht. Ihm fehlten rund 240 Euro. Ich hatte bei den Nachtzuschlägen zwei Schichten aus der falschen Woche genommen, ein Fehler von zehn Sekunden. Für mich war es eine Korrektur im Folgemonat. Für ihn war es die Autoversicherung, die am Freitag abgebucht wurde. Seitdem mache ich vor jeder Freigabe einen Abgleich der Zuschläge gegen den Vormonat und schaue mir jede Abweichung über 100 Euro einzeln an, und bei einem echten Fehler zahle ich lieber sofort außerhalb des Laufs aus, statt auf den nächsten Monat zu vertrösten. Das ist kein Aufwand, das sind zwanzig Minuten.
- Was ich nicht mache
Keine Finanzbuchhaltung, keine Bilanzen, keine Steuererklärungen. Keine steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung, das darf und will ich nicht. Ich bereite vor, rechne, melde und weise auf Punkte hin, die euer Steuerberater oder eine Anwältin ansehen sollte. Personalentwicklung, Recruiting und Arbeitsverträge aufsetzen gehören ebenfalls nicht dazu.
- Sprache, Zeit, Konditionen
Deutsch habe ich in der Schule angefangen und später neben der Arbeit weitergemacht, mit den Jahren ist es Alltagssprache geworden. Schriftlich bin ich sicher, auch bei den Formulierungen, die in diesem Fach nötig sind. Am Telefon brauche ich manchmal einen Moment, wenn jemand sehr schnell spricht, dann frage ich nach, lieber einmal zu viel. Litauisch ist meine Muttersprache, Russisch spreche ich fließend, Englisch reicht für den Schriftverkehr.
25 Stunden pro Woche, verteilt auf vier bis fünf Tage, am Monatsanfang und um den 20. herum mehr, dazwischen weniger. 19 Euro die Stunde. Ich kann ab Anfang Oktober beginnen, für einen Wechsel mitten im Jahr brauche ich die Lohnkonten des laufenden Jahres und ungefähr zwei Wochen Überschneidung mit der Person, die es bisher gemacht hat.
Die Stufe ist die Selbsteinschätzung. Ist sie von remowo geprüft, steht das Ergebnis unseres Gesprächs dabei.
