Hallo, ich bin Ana Marija Kovačević, 35, aus Split. Ich arbeite seit neun Jahren als Assistenz, meistens für die Geschäftsführung und parallel für den Vertrieb, und davor war ich sechs Jahre in Hotels an der Küste. Das klingt wie zwei verschiedene Leben, ist aber in Wahrheit derselbe Beruf mit anderen Möbeln.
Was ich aus der Hotellerie mitgebracht habe:
Als ich an der Rezeption angefangen habe, war ich zwanzig und dachte, der Job besteht aus Schlüssel geben. In der zweiten Woche kam ein Gast um halb elf abends an, sein Zimmer war weg, weil bei uns die Buchung zweimal im System lag und einmal storniert wurde. Meine Chefin hat mir damals einen Satz gesagt, den ich bis heute benutze: kläre zuerst, was der Mensch heute Nacht braucht, und danach, wer schuld ist. Das ist die ganze Assistenz in einem Satz. Wenn dein Flug ausfällt, will ich nicht wissen, wessen Fehler es war, ich will dich um sieben in München haben.
Im Hotel lernst du außerdem, dass Vorbereitung unsichtbar ist. Der Gast merkt nie, dass jemand um sechs Uhr morgens gesehen hat, dass die Gruppe aus Stuttgart eine Stunde früher kommt. Genauso mache ich es mit deinem Kalender. Ich schaue die Woche im Voraus durch und suche die Stellen, an denen es nicht aufgeht: der Termin um elf in der Stadt und der um halb eins am anderen Ende, die Präsentation, für die dir am Vorabend noch die Zahlen fehlen, der Kunde der zum dritten Mal verschoben hat und den langsam jemand anrufen sollte. Dann sage ich dir das, bevor es weh tut, und schlage gleich eine Lösung vor statt nur das Problem zu melden.
Und Sprache mit Menschen, die gerade genervt sind. An der Rezeption hast du das jeden Tag. Ich werde dabei nicht kühl und nicht unterwürfig, sondern bleibe freundlich und konkret. Das hilft am Telefon mit Kunden genauso wie mit einem Lieferanten, der seit zwei Wochen nicht antwortet.
Der Alltag, ganz nüchtern: Ich führe den Kalender der Geschäftsführung, koordiniere Termine über Zeitzonen hinweg, bereite Besprechungen vor, schreibe das Protokoll und gehe eine Woche später den Aufgaben hinterher, die sonst niemand mehr anschaut. Ich schreibe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Angebotsbegleitschreiben, Absagen, Nachfassbriefe, Einladungen. Ich baue Präsentationen in PowerPoint, sauber nach eurer Vorlage, und ich kann aus handschriftlichen Notizen und drei Excel-Tabellen zwölf Folien machen, die am nächsten Morgen fertig sind. In meinem letzten Jahr bei einem Anbieter für Verpackungsmaschinen waren das rund dreißig Präsentationen, die meisten für Kundentermine.
Reiseorganisation ist das, was ich am schnellsten kann. Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Transfer, alles als eine Reiseübersicht auf einer Seite, mit Adressen und Telefonnummern der Hotels und einem Hinweis, wo das Frühstück schon drin ist. Bei einer Messewoche mit fünf Leuten und drei Anreisetagen ist das kein Luxus, sondern die einzige Art, wie das funktioniert. Ich habe mal einer Vertriebsmannschaft am Sonntagabend zwei Flüge umgebucht, weil ein Streik angekündigt war, der dann gar nicht kam. War trotzdem richtig.
CRM-Pflege gehört für mich dazu, auch wenn keiner sie mag. Kontakte anlegen, Gesprächsnotizen eintragen, Wiedervorlagen setzen, doppelte Datensätze zusammenführen, Angebote und Status aktuell halten. Mit HubSpot habe ich drei Jahre gearbeitet, Salesforce habe ich ein Jahr bedient und komme hinein, wenn mir jemand eure Besonderheiten zeigt. Ehrlich gesagt ist ein gepflegtes CRM die halbe Vertriebsarbeit, weil sonst jeder Verkäufer seine eigene Liste im Kopf hat und bei Urlaub oder Kündigung ist die weg.
Womit ich arbeite:
Outlook und Teams den ganzen Tag, Word und Excel, PowerPoint sehr viel, Google Kalender wenn ihr das nutzt, DocuSign für Unterschriften, Doodle für Terminfindung mit größeren Runden, Trello oder Asana für Aufgabenlisten. Zoom und Webex kenne ich aus dem Effeff. Reisebuchung über eure Firmenportale oder direkt, beides gewohnt.
Was ich nicht mache: Buchhaltung über das Sortieren und Weiterleiten von Belegen hinaus, keine Lohnabrechnung, keine Verträge entwerfen, keine Rechtsfragen. Und ich übernehme keine reine Telefonakquise, das ist ein anderer Beruf und ich wäre nicht gut darin.
Zu meinem Deutsch: Ich habe es in der Schule gelernt und in den Hoteljahren richtig sprechen gelernt, bei uns kamen die meisten Gäste aus Deutschland und Österreich. Am Telefon bin ich sicher, auch wenn jemand schnell redet oder Dialekt hat, mit Österreichern besonders gern. Beim Schreiben achte ich auf die Form, längere offizielle Briefe lese ich lieber zweimal, bevor sie rausgehen. Kroatisch ist meine Muttersprache, Englisch fließend, Italienisch reicht für Telefonate und Mails mit italienischen Lieferanten, was in der Praxis öfter nützlich war, als ich dachte.
Zeit: 40 Stunden pro Woche, also Vollzeit, feste Erreichbarkeit von neun bis siebzehn Uhr mitteleuropäischer Zeit, bei Reisen oder Messen auch mal früher oder später, das ist für mich normal. Ich kann ab Anfang Oktober anfangen. 16 Euro die Stunde. Eine feste Person, die ich am Anfang alles fragen darf, ist mir wichtiger als eine lange Einarbeitung, nach drei Wochen brauche ich sie meistens nicht mehr.
Die Stufe ist die Selbsteinschätzung. Ist sie von remowo geprüft, steht das Ergebnis unseres Gesprächs dabei.
