Hallo, ich bin Lucía, ich wohne in Valencia und arbeite seit fünf Jahren als Assistenz, aus der Ferne. Damit du gleich siehst, was ich dir abnehmen kann, hier das Wichtigste:
- Kalender führen, Termine abstimmen, umlegen, freihalten, auch über mehrere Zeitzonen hinweg
- Reisen buchen und zusammenstellen: Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, dazu ein Plan für unterwegs, auf dem alles auf einer Seite steht
- Postfach sortieren, Wichtiges nach vorne holen, Standardantworten schreiben, Nachfassen bei Leuten die nicht antworten
- Protokolle in Besprechungen, mit Aufgaben, Namen und Fristen, am selben Tag verschickt
- Rechnungen sammeln, prüfen, an die Buchhaltung weitergeben und im Blick behalten, was offen ist
- Ablage in SharePoint oder Google Drive aufräumen und so benennen, dass man Sachen wiederfindet
- kleine Auswertungen in Excel, Listen pflegen, Seriendruck für Anschreiben
- Vorbereitung von Terminen: Unterlagen, Tagesordnung, wer sitzt mit am Tisch und was will derjenige
Angefangen habe ich bei einem Fliesenhersteller hier in der Region, in der Exportabteilung, dort war ich zwei Jahre und habe hauptsächlich Kundentermine und Messebesuche organisiert, mit sehr vielen Anrufen und sehr vielen Tabellen. Danach war ich drei Jahre bei einem Anbieter für Sprachreisen, remote von zuhause, und habe dort für zwei Geschäftsführer den Kalender geführt und gleichzeitig die Buchungen der Lehrkräfte koordiniert, in Spitzenzeiten dreißig bis vierzig Vorgänge pro Woche. In dieser Zeit habe ich gelernt, wie schnell so etwas kippt, wenn niemand aufschreibt, was vereinbart wurde. Seitdem schreibe ich alles auf, wirklich alles, auch die Kleinigkeiten aus einem Telefonat von zwei Minuten.
Mit Microsoft 365 arbeite ich täglich, also Outlook, Teams, Excel, Word, und Planner oder To Do für Aufgaben. Google Workspace kenne ich genauso gut, viele meiner bisherigen Kunden waren dort, Kalender, Docs, Sheets, Drive. Wenn ihr Slack benutzt, bin ich auch dort zuhause, und mit Notion habe ich ein Jahr gearbeitet, mit Trello länger. Neue Programme lerne ich schnell, das ist keine Höflichkeitsfloskel, ich habe mich in Zoho einmal an einem Wochenende eingearbeitet weil es am Montag gebraucht wurde.
Eine Sache über mich, die manche am Anfang vielleicht anstrengend finden: ich frage nach. Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. Wenn du mir sagst, buch mir was in Wien, dann frage ich, ob du lieber nah am Bahnhof oder nah am Termin schläfst, ob Frühstück dabei sein soll und ob du am Abend noch zurückfliegen willst. Das sind drei Fragen, aber sie verhindern, dass ich dir ein Hotel buche, das du nicht willst, und dass wir die Sache zweimal machen. Nach zwei oder drei Wochen brauche ich diese Fragen nicht mehr, weil ich dann weiß, wie du es magst, und ich lege mir das an, mit deinen Vorlieben, den Sitzplätzen, der Bahncard, wer bei dir sofort einen Termin bekommt und wer nicht. Danach läuft es sehr ruhig, das sagen mir meine Kunden auch immer wieder.
Was ich brauche: einen eigenen Zugang zu Kalender und Postfach, sonst bringt die ganze Sache nichts, und einmal in der Woche fünfzehn Minuten mit dir, damit ich weiß, was gerade ansteht. Am Anfang lieber zweimal die Woche. Was ich nicht mache: Buchhaltung im eigentlichen Sinn, also keine Buchungssätze und keine Lohnabrechnung, das darf ich auch gar nicht. Ebenso keine rechtlichen Texte, keine Kaltakquise am Telefon und keine Betreuung eurer Social-Media-Kanäle, davon verstehe ich zu wenig um es gut zu machen.
Zu meinem Deutsch: ich habe es in der Schule gelernt und dann in Hamburg ein Auslandsjahr gemacht, dort habe ich in einem Café gearbeitet und viel gelernt was in keinem Buch steht. Am Telefon bin ich sicher, ich schreibe auch gern deutsche Mails, aber bei längeren Texten lese ich zweimal drüber, und ganz selten schreibe ich einen Satz, bei dem du merkst, dass ich Spanierin bin. Ich nehme Korrekturen dankbar an, sag mir einfach wenn ein Wort nicht passt. Englisch geht bei mir genauso gut, falls internationale Gäste dabei sind.
Zeitlich kann ich dreißig Stunden in der Woche geben, also sechs am Tag, ich bin zwischen neun und siebzehn Uhr erreichbar und bei Bedarf auch mal früher, wenn du einen frühen Flug hast. Mein Satz sind fünfzehn Euro die Stunde, abgerechnet nach Stunden, mit einer kurzen Übersicht am Monatsende woran ich gearbeitet habe. Anfangen kann ich ab Anfang Oktober, eine Woche vorher gern schon für die Einarbeitung, unbezahlt, das gehört für mich dazu.
Ach ja, fast vergessen: ich habe einen ruhigen Arbeitsplatz mit Festnetzanschluss über den Rechner und einem ordentlichen Headset, Anrufe in deinem Namen sind also kein Problem, und ich melde mich dann so, wie ihr es im Haus gewohnt seid. Wenn du magst, schreib mir kurz, wie euer Alltag aussieht und wo es gerade klemmt, dann sage ich dir ehrlich, ob ich da die Richtige bin.
Die Stufe ist die Selbsteinschätzung. Ist sie von remowo geprüft, steht das Ergebnis unseres Gesprächs dabei.
