Der ganz normale Dienstag
Kurz vor acht sitze ich am Schreibtisch, Kaffee steht daneben, und das Erste was ich mache ist das Postfach sortieren. Nicht lesen, sortieren. Was eine Rechnung wird, was eine Frage ist, was bis nachmittags warten kann. Danach gehen die Rechnungen vom Vortag raus. An einem gewöhnlichen Dienstag sind das zwölf bis zwanzig Stück, zum Monatswechsel auch mal sechzig an einem Tag. Ich mache das seit sechs Jahren und habe in der Zeit gelernt, dass die meisten Rechnungsprobleme gar keine Rechenprobleme sind. Es sind Datenprobleme. Falsche Anschrift, veraltete Steuernummer, ein Ansprechpartner der seit anderthalb Jahren nicht mehr im Betrieb ist.
Gegen halb elf ist der Rechnungsblock durch, dann kommt die Terminplanung dran. Kalender von zwei oder drei Leuten gleichzeitig im Blick, Termine verschieben, Absagen nachziehen, Vorbereitungsunterlagen vorher in den Termin hängen damit niemand fünf Minuten vorher sucht. Nachmittags Angebote. Und zwischendurch immer die Pflege der Stammdaten, das ist bei mir kein Projekt sondern eine Gewohnheit.
Warum ich bei Stammdaten pedantisch bin
In meiner letzten festen Stelle, ein Großhandel für Sanitärbedarf mit knapp sechzig Leuten, habe ich die Kundenliste einmal komplett auseinandergenommen. Vier Wochen lang nebenher, immer eine Stunde am späten Nachmittag. Am Ende waren 340 Dubletten weg, die Anreden stimmten wieder und die Rückläufer bei den Postsendungen sind von rund 9 % auf unter 2 % gefallen. Das war der Punkt, an dem mein damaliger Chef gemerkt hat, dass Backoffice mehr ist als Tippen. Danach durfte ich die Angebotsvorlagen überarbeiten, was mir ehrlich gesagt noch mehr Spaß gemacht hat.
Ich arbeite in Microsoft 365, also Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint. Excel kann ich weiter als die meisten erwarten: SVERWEIS und XVERWEIS im Schlaf, Pivot, bedingte Formatierung, saubere Tabellenblätter mit getrennter Datenebene und Ausgabeebene. Serienbriefe über Word und Outlook mache ich auch. Wenn dein Rechnungsprogramm ein anderes ist, lerne ich das. Ins Warenwirtschaftssystem beim Sanitärhändler habe ich mich in etwa zehn Tagen eingearbeitet, ohne Schulung, nur mit dem Handbuch.
Angebote schreibe ich am liebsten
Das klingt komisch, ist aber so. Ein Angebot ist der einzige Text, den ein Kunde wirklich liest. Ich achte darauf, dass Positionen in der Reihenfolge stehen, in der der Kunde denkt, nicht in der Reihenfolge, in der sie im System angelegt wurden. Und dass unten drunter nicht nur eine Summe steht, sondern eine Zeile, die sagt was als Nächstes passiert. Bei meinem vorletzten Arbeitgeber, ein kleines Büro für Veranstaltungstechnik, haben wir die Angebote auf eine Seite gekürzt und die Rückmeldungen kamen im Schnitt drei Tage früher. Ob das an mir lag kann ich nicht beweisen, aber es hat sich gut angefühlt.
Ach ja, Nachfassen gehört für mich dazu. Ein Angebot das rausgeht und danach nie wieder angefasst wird, ist halb weggeworfene Arbeit. Ich setze mir dafür Wiedervorlagen, freundlich, nicht lästig.
Was bei mir nicht im Paket ist
Buchhaltung im engeren Sinn mache ich nicht. Ich stelle Rechnungen, ich bereite vor, ich sortiere Belege, ich kann Zahlungseingänge abgleichen und Mahnungen der ersten Stufe schreiben. Aber Abschlüsse, Umsatzsteuervoranmeldung, Lohn: das gehört zu deiner Steuerberatung, nicht zu mir. Ich sage lieber vorher, was ich nicht kann, als hinterher etwas gerade zu biegen. Grafikarbeiten mache ich auch nicht, und Texte für deine Internetseite schreibe ich nicht, dafür gibt es Leute die das besser können.
Telefon nach außen übernehme ich nur eingeschränkt. Ich rufe Lieferanten an, ich kläre eine Rechnung, ich bestätige einen Termin. Eine ganze Telefonzentrale möchte ich nicht sein, das passt nicht zu der Art wie ich arbeite.
Mein Deutsch, ehrlich eingeordnet
Ich habe Deutsch ab der fünften Klasse gelernt und später im Studium weitergemacht, Betriebswirtschaft mit Bachelor hier in Belgrad. Schreiben liegt mir besser als Sprechen. E-Mails, Angebote, Aktennotizen: da bin ich sicher, auch im förmlichen Ton mit Sie. Am Telefon brauche ich manchmal zwei Sekunden länger, und bei starkem Dialekt frage ich lieber einmal nach als etwas falsch aufzuschreiben. Das ist mir noch nie negativ ausgelegt worden. Englisch geht auch, für Lieferanten im Ausland.
Ab wann und wie das praktisch läuft
Ich habe 40 Stunden in der Woche frei und könnte in rund zwei Wochen einsteigen, für einen kleinen Anfang auch früher. Meine Zeit liegt normalerweise zwischen acht und siebzehn Uhr, das deckt sich mit Deutschland fast vollständig, die eine Stunde Unterschied im Winter fällt nicht ins Gewicht. Mein Satz sind 14 Euro in der Stunde, abgerechnet nach tatsächlich gearbeiteter Zeit mit einer Aufstellung am Monatsende, in der du siehst wofür die Stunden draufgegangen sind.
Was ich am Anfang von dir brauche: Zugänge, einen kurzen Videoanruf in dem du mir zeigst wie ihr das bisher macht, und eine Person die ich fragen darf wenn ich etwas nicht weiß. Nach zwei, drei Wochen brauche ich die Person deutlich seltener. Wenn du magst, fang mit zehn Stunden pro Woche an und schau dir an ob die Ordnung, die ich mitbringe, zu deinem Betrieb passt. Über die Plattform erreichst du mich, ich melde mich in der Regel am selben Tag.
Die Stufe ist die Selbsteinschätzung. Ist sie von remowo geprüft, steht das Ergebnis unseres Gesprächs dabei.
