HR und Recruiting

Dreizehn Jahre Personalarbeit, davon sieben im Haus und sechs von außen zugeliefert, und ich stelle gleich am Anfang klar, was ich eigentlich verkaufe: ich sorge dafür, dass Stellen besetzt werden und dass der ganze Papierkram drumherum stimmt. Angefangen habe ich in der Personalabteilung eines Logistikunternehmens mit knapp sechshundert Mitarbeitern, das war Massengeschäft, Fahrer, Lagerkräfte, hohe Fluktuation, dreißig bis vierzig Einstellungen im Monat. Danach vier Jahre bei einem Softwarehaus, wo eine einzige Besetzung manchmal fünf Monate gedauert hat. Seit gut sechs Jahren arbeite ich für kleinere und mittlere Firmen aus Deutschland und Österreich, die keine eigene Personalabteilung haben oder deren eine Person darin ertrinkt.

Bewerber antworten, wenn man sie wie Menschen behandelt

Das klingt weich, ist aber reine Handwerksarbeit. Ich melde mich innerhalb von achtundvierzig Stunden auf jede Bewerbung, auch auf die, aus denen nichts wird, und ich sage in der Absage einen Satz, warum. Ich rufe an, statt nur zu schreiben, meistens am späten Nachmittag, da erreicht man Leute. In einem Verfahren für ein Familienunternehmen in Bayern hatten wir vorher eine Rücklaufquote von unter 20 % auf direkte Ansprachen, nach drei Monaten mit persönlich geschriebenen Nachrichten waren wir bei knapp der Hälfte. Der Unterschied lag nicht an einem Werkzeug, sondern daran, dass in der Nachricht stand, was die Person konkret tun würde und mit wem, statt dreier Zeilen über eine spannende Herausforderung in einem dynamischen Umfeld. Ich führe die Erstgespräche selbst, vierzig Minuten, mit einem festen Leitfaden, damit man die Leute hinterher vergleichen kann, und ich schicke dir danach keine Bauchgefühle, sondern eine Einschätzung mit Belegen aus dem Gespräch. Wer mich engagiert bekommt auch zu hören, wenn ein Kandidat, den du toll findest, aus meiner Sicht in drei Monaten wieder weg ist.

Eine Stellenanzeige ist kein Anforderungskatalog

Die meisten Anzeigen, die ich zu sehen bekomme, sind Wunschzettel. Vierzehn Anforderungen, davon acht mit sehr gut, dazu eine Aufzählung von Vorteilen, die jede Firma schreibt, Obstkorb und flache Hierarchien. Was fehlt, ist das Einzige, was die Leute wirklich wissen wollen: was verdiene ich, wo muss ich hin, wie sieht der Dienstag aus, wer ist mein Chef. Ich schreibe Anzeigen um, in klarer Sprache, mit einer Gehaltsangabe oder wenigstens einer Spanne, mit den drei Aufgaben die achtzig von hundert der Arbeitszeit ausmachen, und ich streiche alles, was nur dasteht weil es immer dastand. Dazu kommt die Verteilung: welcher Kanal für welche Rolle, was auf der eigenen Seite stehen muss, wie die Anzeige aussieht wenn jemand sie am Handy in der Mittagspause liest. Ich arbeite viel mit Personio, dort richte ich dir auch die Abläufe ein, also Stufen im Verfahren, wer wann etwas sehen und entscheiden darf, Textbausteine für Rückmeldungen, automatische Erinnerungen an die Führungskräfte, die sonst zwei Wochen nicht in das System schauen. Mit Recruitee und Softgarden komme ich ebenfalls zurecht, und wenn bei dir bisher alles im Postfach liegt, mache ich den Umstieg schmerzlos.

Personaldaten gehören nicht in eine Tabelle auf irgendeinem Rechner

Hier bin ich streng, und das sage ich vorher, damit es später keine Diskussion gibt. Bewerbungsunterlagen wandern nicht per Mail durch die halbe Firma, sie liegen im System, mit Rechten, und Führungskräfte sehen das, was sie für ihre Entscheidung brauchen. Absagen werden nach der vereinbarten Frist gelöscht, nicht in drei Jahren, wenn jemand aufräumt. Wer in den Bewerberpool aufgenommen wird, wird gefragt, und zwar schriftlich. Bewertungen im System formuliere ich so, dass sie auch dann noch in Ordnung sind, wenn die Person sie eines Tages zu sehen verlangt, und das darf sie. Ich kenne die Aufregung, die entsteht, wenn ein abgelehnter Bewerber Auskunft verlangt und niemand weiß, wo die Unterlagen überhaupt liegen. Neben dem Suchen mache ich übrigens auch die Verwaltung: Verträge vorbereiten nach eurer Vorlage, Onboarding planen mit einem Ablauf für die erste Woche, Zeugnisse entwerfen, Abwesenheiten pflegen, Stammdaten sauber halten. Die Lohnabrechnung selbst mache ich nicht, ich liefere zu und arbeite dem Steuerbüro oder eurer Abrechnungsstelle sauber vor.

Ich sage dir, wenn die Stelle so nicht zu besetzen ist

Dreimal im letzten Jahr habe ich einen Auftrag zurückgegeben oder gar nicht angenommen, weil die Vorstellung und der Markt nicht zusammenpassten. Eine Fachkraft mit zehn Jahren Erfahrung, in Vollzeit vor Ort, für ein Gehalt das im Ort für Berufsanfänger gezahlt wird, die gibt es nicht, und ich nehme dein Geld nicht für eine Suche, von der ich weiß dass sie ins Leere läuft. Manchmal ist die Lösung, die Stelle anders zu schneiden, zwei Teilzeitkräfte statt einer Vollzeitstelle, oder jemanden zu nehmen, der zwei von fünf Dingen kann und den Rest lernt.

Zum Praktischen: fünfundzwanzig Stunden die Woche, einundzwanzig Euro die Stunde, für laufende Verwaltung mache ich dir gern einen festen Monatssatz. Erreichbar Montag bis Freitag, Gespräche mit Bewerbern lege ich auch auf den frühen Abend, weil viele tagsüber nicht sprechen können. Mein Deutsch ist verhandlungssicher, ich habe zwei Jahre in Nürnberg gelebt und führe Bewerbungsgespräche seit Jahren auf Deutsch, Englisch ebenfalls. Beginnen kann ich Anfang des kommenden Monats.